Pembukuan online shop tentunya sudah tak asing lagi untuk pebisnis. Entah itu toko online dalam skala besar atau pun kecil, pembukuan memiliki peranan yang sangat penting. Untuk beberapa toko online, pembukuan ini hanya dilakukan secara sederhana saja. Misalnya dengan mencatat berapa penjualan setiap harinya. Sekaligus dengan nominal debit dan kredit. Tak ada yang salah dengan pembukuan dengan cara sederhana ini. Namun bukan berarti pembukuan sederhana tersebut tak memiliki kekurangan tersendiri.pembukuan online shop dengan nusafin

Dalam pembukuan toko online, ada beberapa elemen penting yang harus diperhatikan. Tentunya agar tak ada kesalahan dan pembukuan bisa berlangsung sejalan dan mendukung kerja online shop tersebut. Kesalahan pada pembukuan memiliki risiko besar terjadinya kesalahan dalam keuangan dan berjalannya toko online. Beberapa kesalahanan fatal di bawah ini misalnya.

Berikut ini, kami memberikan beberapa kesalahan paling dasar yang mungkin terjadi pada saat menjalankan pembukuan toko online. Seperti yang disebut sebelumnya, kesalahan dalam pembukuan ini bisa berakibat besar untuk usaha yang dijalankan. Entah itu akan adanya kesalahan order konsumen, nominal pemasukan dan pengeluaran yang tak sesuai, hingga catatan untung rugi yang tidak tepat. Bahkan bukan tidak mungkin, kesalahan pada pembukuan juga berakibat dengan keuangan yang tak dimonitor dengan baik.

Langkah pertama dari menghindari kesalahan pada pembukuan ini tentu saja dengan mengenali apa saja kesalahan tersebut. Di bawah ini, merupakan 4 kesalahan paling fatal dari pengelolaan pembukuan dan keuangan toko online.

Pencatatan Tak Berlanjut

Satu kunci penting pada pembukuan, adalah berlanjut. Ini berarti, Anda harus rajin mencatat semua jenis transaksi, pengeluaran dan pemasukan. Catatan penjualan hingga buku besar debit kredit harus dipastikan selalu update setiap kali ada transaksi. Untuk menghindari menumpuknya input data dan juga risiko ada transaksi yang terlupa, Anda sebaiknya langsung mencatat semua transaksi tersebut saat itu juga.

Pencatatan pembukuan yang tak berlanjut ini berisiko adanya ketidak samaan data. Misalnya, Anda tidak mencatat sebuah pengeluaran besar. Maka pada akhirnya nilai akhir pada keuntungan atau kerugian tidak akan sama. Begitu juga untuk catatan penjualan dan pemasukan. Semua data tersebut harus dicatat secara berlanjut dan tak terputus.

Menggunakan Banyak Catatan Berbeda

Sebaiknya, gunakan satu buku atau dokumen untuk membuat semua catatan pembukuan toko online ini. Mulai dari untuk pemasukan, pengeluaran, catatan stok barang bila memang diperlukan, hingga untuk penjualan. Semua hal tersebut catat dalam satu buku yang sama. Misalnya Anda mencatat penjualan minggu ini di sebuah buku, maka pada minggu berikutnya jangan berganti dengan buku yang lain. Hal ini juga berlaku untuk dokumen yang digunakan.

Data yang terpisah-pisah ini bukan hanya akan membingungkan Anda nantinya. Namun juga menyulitkan untuk melakukan review atau pengecekan. Anda harus lebih dulu mengumpulkan semua data yang berjejer untuk memeriksanya kembali satu per satu. Sangat merepotkan dan menghabiskan banyak waktu tentunya.

Tak Memiliki Catatan Hutang

Bagi sebuah usaha, tak mengherankan lagi bila memiliki hutang. Hutang merupakan satu hal yang sama sekali tak bisa dihindari pada saat menjalankan sebuah usaha. Termasuk juga untuk toko online.Bentuk hutang ini pun bermacam-macam. Baik itu hutang modal, barang jualan, dan lain-lain.

Apapun bentuk hutang tersebut, pastikan untuk memiliki catatannya. Tak adanya catatan hutang membuat Anda berisiko lupa untuk membayar tagihan atau pun tak menghitung berapa sisa hutang yang masih harus dibayarkan.

Pada pembukuan, pastikan juga menyertakan bagian khusus untuk mencatat semua hutang yang dimiliki. Lengkap dengan tanggal jatuh tempo, nilai yang harus dibayarkan, dan juga sisa hutang selanjutnya.

Cara ini tak hanya berlaku untuk hutang saja. Namun juga untuk tagihan lainnya. Misalnya saja tagihan yang harus dibayar setiap bulannya. Mulai dari gaji pegawai, internet, telepon, komisi penjualan, dan lain-lain. Pastikan memiliki catatan agar tak ada yang terlupa nantinya.

Tak Melakukan Pemeriksaan Bulanan

Banyak orang yang melakuan pembukuan untuk online shop mereka namun tidak melakukan pemeriksaan setiap bulannya. Padahal pemeriksaan setiap awal atau akhir bulan sama pentingnya dengan pembukuan itu sendiri. Pada pemeriksaan setiap bulan ini, Anda bisa mencocokkan semua data yang ada. Mulai dari data untuk pemasukan, pengeluaran, berapa nominal transaksi pada bulan tersebut, hutang dan tagihan yang harus dibayarkan, dan lain-lain.

Selain itu juga, pada pemeriksaan bulanan ini Anda memeriksa berapa banyak keuntungan atau kerugian pada bulan tersebut. Serta tentunya saldo akhir dari rekening koran harus sama dengan angka pada pembukuan.

Kesalahan pada pembukuan online shop tersebut memang sepertinya sederhana saja. Namun bisa memiliki pengaruh yang besar. Untuk menghindari kesalahan tersebut, Anda bisa menggunakan software keuangan khusus untuk UKM seperti Nusafin. Nusafin memiliki fitur lengkap yang membantu menghindari kesalahan di atas.